ב-1 באוקטובר 1941 הודיע המשרד הראשי לביטחון הרייך לגסטפו בדיסלדורף (Düsseldorf) על השילוח המתוכנן. ב-6 באוקטובר התקיימה ישיבה של נציגי הגסטפו מדיסלדורף ומשלוחותיה בדויסבורג (Duisburg), אסן (Essen), קרפלד (Krefeld), מנכנגלדבאך (Mönchengladbach), וופרטל (Wuppertal) ואוברהאוזן (Oberhausen) על תכנון השילוחים. בעקבות ישיבה זו שלח המדור לענייני יהודים בגסטפו דיסלדורף ב-11 באוקטובר חוזר עם הוראות לשלוחותיו השונות, לדוגמה: עד 24 באוקטובר נדרשו השלוחות לשלוח לגסטפו דיסלדורף רשימה אלפביתית מסודרת של המגורשים עם סקירה סטטיסטית הכוללת את המצב המשפחתי, המקצוע, הכשירות לעבודה, הגיל והמין של כל מגורש. החוזר יידע גם את משטרת הגבולות באמריש (Emmerich), קלוה (Kleve) וקלדנקירשן (Kaldenkirchen), והיו בו גם הוראות של הגסטפו בדיסלדורף לראשי המועצות במחוזות ליד גבול גרמניה-הולנד. על המסמך חתום קורט ונטר (Kurt Venter), סגן ראש הגסטפו בדיסלדורף.
בהתאם להנחיות המשרד הראשי לביטחון הרייך לא נכללו בשילוח היהודים מצפון חבל הריין יהודים שנמנו על אחת מן הקבוצות הבאות: יהודים שהיו נשואים 'נישואי תערובת', יהודים בעלי אזרחות זרה (למעט פולין ולוקסמבורג), עובדים שהועסקו בכפייה בתעשיית המלחמה ואנשים בני 68 ומעלה. חלק מן המגורשים התנדבו להירשם ברשימות השילוח, כדי לא להיפרד מבני משפחה.
היהודים המיועדים לגירוש זה התגוררו בעיקר בערים הגדולות באזור. המכסה המתוכננת הייתה 250 אנשים מדיסלדורף ומאסן, 200 מוופרטל, 75 ממנכנגלדבאך ו-50 מדויסבורג, מקרפלד ומאוברהאוזן. נוסף על אלו באו עוד 75 יהודים מן המחוזות....